Team Canvas

Det är ett visuellt ramverk som används för att tydligt definiera och dokumentera olika element av teamets samarbete, inklusive mål, roller, värderingar och regler. Verktyget hjälper till att säkerställa att alla teammedlemmar är på samma sida och arbetar mot gemensamma mål.

Klart och tydligt gemensamt mål:
Team Canvas hjälper till att definiera och enas kring teamets övergripande mål och syfte.

Rollfördelning och ansvar:
Det klargör varje teammedlems roll och ansvar, vilket minskar förvirring och överlappningar.

Värderingar och regler:
Hjälper till att fastställa gemensamma värderingar och regler som styr hur teamet arbetar tillsammans.

Förbättrad kommunikation:
Genom att skapa en gemensam förståelse och överenskommelse förbättras kommunikationen inom teamet.

Motivation och engagemang:
När alla vet vad som förväntas och känner sig delaktiga ökar motivationen och engagemanget.

Nybildade team:
När ett nytt team sätts samman kan Team Canvas användas för att snabbt bygga en stark grund och gemensam förståelse.

Omorganisation:
Vid omstruktureringar eller förändringar inom teamet för att säkerställa att alla är med på de nya förutsättningarna.

Projektstart:
I början av nya projekt för att säkerställa att alla är eniga om målen och arbetsmetoderna.

Konflikthantering:
När det finns missförstånd eller konflikter inom teamet kan Team Canvas användas för att reda ut oenigheter och återfå fokus.

Samla Teamet:
Boka ett möte där alla teammedlemmar kan delta.

Förbered Material:
Skriv ut eller rita upp en Team Canvas-mall på ett stort papper eller en whiteboard. Du kan också använda digitala verktyg som Miro eller MURAL.

Fyll i Fält:
Gå igenom varje del av Team Canvas tillsammans. Vanligtvis består mallen av följande delar:

Syfte och värderingar:
Definiera teamets övergripande syfte och gemensamma värderingar.

Mål:
Sätt upp klara och mätbara mål som teamet ska arbeta mot.

Roller och ansvar:
Klargör varje teammedlems roll och ansvar.

Regler och överenskommelser:
Fastställ gemensamma regler för hur teamet ska arbeta tillsammans.

Svagheter och risker:
Identifiera potentiella utmaningar och risker som teamet kan stöta på.

Styrkor och tillgångar:
Identifiera teamets styrkor och de resurser som finns tillgängliga.

Diskussion och Enighet:
Diskutera varje punkt noggrant och se till att alla är eniga och förstår vad som är överenskommet.

Dokumentera och Dela:
Skriv ner den färdiga Team Canvas och dela med alla teammedlemmar. Det kan vara bra att ha detta synligt på arbetsplatsen eller digitalt tillgängligt för alla.

Scenario: Ett nystartat projektteam ska definiera sina arbetsramar och mål.

  1. Introduktion (10 minuter):
    • Facilitatorn förklarar syftet med Team Canvas och hur det kommer att hjälpa teamet.
    • Genomgång av agendan för sessionen.
  2. Syfte och Värderingar (20 minuter):
    • Fråga teamet: “Vad är vårt gemensamma syfte med detta projekt?”
    • Skriv ner svaren och kom överens om ett sammanfattande syfte.
    • Diskutera och enas om gemensamma värderingar som ska guida teamets arbete.
  3. Mål (20 minuter):
    • Fråga: “Vad är våra konkreta mål för detta projekt?”
    • Låt alla bidra med sina mål, diskutera och prioritera dem.
    • Skriv ner de slutgiltiga målen på mallen.
  4. Roller och Ansvar (20 minuter):
    • Fråga: “Vilka roller och ansvar har varje medlem i teamet?”
    • Klargör varje persons roll och ansvar.
    • Skriv ner och visualisera detta på mallen.
  5. Regler och Överenskommelser (20 minuter):
    • Fråga: “Vilka regler och överenskommelser ska vi ha för vårt samarbete?”
    • Diskutera och enas om arbetsregler, mötesstrukturer, kommunikationskanaler, etc.
    • Dokumentera dessa på mallen.
  6. Svagheter och Risker (20 minuter):
    • Fråga: “Vilka potentiella utmaningar och risker ser vi?”
    • Identifiera och skriv ner dessa.
    • Diskutera hur teamet kan hantera eller förebygga dessa risker.
  7. Styrkor och Tillgångar (20 minuter):
    • Fråga: “Vilka styrkor och resurser har vi i teamet?”
    • Identifiera och skriv ner styrkor och resurser.
    • Diskutera hur ni kan dra nytta av dessa tillgångar.
  8. Sammanfattning och Nästa Steg (10 minuter):
    • Facilitatorn sammanfattar de viktigaste punkterna från sessionen.
    • Klargör vilka nästa steg är och vem som är ansvarig för vad.
    • Tacka alla deltagare och dela dokumentationen efter sessionen.

Förberedelse:

Material:
Se till att du har alla nödvändiga material redo, inklusive en utskriven eller digital Team Canvas-mall, post-it-lappar, pennor och eventuellt en whiteboard.

Agenda:
Skapa en agenda för sessionen med tydliga tidsramar för varje del av Team Canvas.

Introduktion:
Förbered en kort introduktion om vad Team Canvas är och varför ni använder det.

Skapa en Öppen och Säker Atmosfär:
-Uppmuntra deltagarna att vara öppna och ärliga.
-Betona att alla åsikter är viktiga och att ingen kritik är tillåten.

Fokus och Tidsramar:
-Håll diskussionerna fokuserade på ämnet.
-Använd en timer för att hålla koll på tiden och se till att varje del av mallen får tillräckligt med uppmärksamhet.

Aktiv Lyssning och Uppmuntran:
-Lyssna aktivt på varje deltagares bidrag.
-Ställ uppföljningsfrågor för att fördjupa diskussionen.
-Uppmuntra tystare medlemmar att bidra.

Visualisera och Dokumentera:
-Skriv ner alla viktiga punkter på mallen eller en whiteboard.
-Se till att alla beslut och överenskommelser dokumenteras tydligt.

Sammanfattning och Uppföljning:
-Sammanfatta vad ni har kommit fram till.
-Dela dokumentationen med alla deltagare efter sessionen.